چرا تعیین اهداف مالی مهم است؟

نکته: از تعیین اهدافی که شخص دیگری قدرت رسیده به آن را دارد، خودداری کنید. به عنوان مثال، ترفیع گرفتن به شخص دیگر و به تصمیم استخدام کننده بستگی دارد. اما اگر برای این موقعیت شما می‌توانید مهم‌ترین فرد باشید، می‌توانید با آموزش و کسب تجربه به آن هدف برسید.

بستن سال مالی

ثبت سوابق مالی سالانه بخش مهمی از فعالیت‌های حسابداری هر ‌کسب‌وکار است. این سوابق معمولاً با توجه به سال تقویم یا سال مالی شرکت محاسبه می‌شود. اینکه کسب‌وکارها بهترین زمان را برای بستن سال مالی خود انتخاب کنند، یکی از موضوعات مهم این حوزه است. در این مقاله به تعریف سال مالی، مزایای فعالیت در آن و نکات ضروری بستن سال مالی (Fiscal Year-End) می‌پردازیم. استفاده از نرم افزار حسابداری می‌تواند فرایند بستن سال مالی را بسیار ساده‌تر کند.

سال مالی چیست؟

دوره 12 ماهه‌ای که شرکت‌ها برای اهداف حسابداری خود در نظر می‌گیرند، سال مالی نام دارد. بسیاری از شرکت‌ها، سال تقویم را به عنوان سال مالی خود انتخاب می‌کنند بااین‌حال، برخی دیگر تصمیم می‌گیرند که با توجه به دوره‌ی اوج سود یا چرخه تجاری شرکت سال مالی غیر از سال تقویم برای خود برگزینند. پس از تعیین سال مالی، نمی‌توان آن را تغییر داد، بنابراین مدیران باید قبل از انتخاب سال مالی، همه موارد را با دقت در نظر بگیرند.

پایان سال مالی چیست؟

پایان سال مالی به آخرین هفته‌ها یا روزهای سال مالی شرکت اشاره می‌کند. سال مالی اکثر مشاغل با سال تقویم مطابقت دارد و از 1 فروردین تا 31 اسفند است. مطابقت این دو به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا سال را به دوره‌های سه‌ماهه تقسیم کنند که هم‌زمان با تغییر فصول است.

با‌این‌حال، همه‌ی شرکت‌ها یا صنایع، سال تقویم را به عنوان سال مالی خود در نظر نمی‌گیرند. فروشگاه‌های خرده‌فروشی و سایر مشاغل دوره‌های اوج سود متفاوتی نسبت به اکثر شرکت‌ها دارند. انتخاب سال مالی برای این دسته کسب‌وکارها بهتر است. تعیین پایان سال مالی مناسب یکی از مراحل مهم و اصولی در حسابداری فروشگاه و مغازه است.

به عنوان مثال، اگر پایان سال تقویم شلوغ‌ترین دوره‌ی کاری یک کسب‌وکار باشد، محاسبه‌ی سوابق مالی و بستن آن در تابستان بهتر است. زیرا فعالیت‌های حسابداری در آن دوره کمتر می‌شود. یک سال مالی از 1 تیر تا 30 خرداد مناسب این دسته کسب‌وکارها است.

تفاوت پایان سال مالی با مالیات پایان سال

پایان سال مالی و پایان سال مالیاتی هر دو اصطلاحی هستند که اغلب برای توصیف پایان دوره حسابداری 12 ماهه استفاده می‌شوند. بااین‌حال،‌ سال‌های مالی تفاوت کلیدی با سال‌های مالیاتی دارند:‌ گزارش بستن سال‌ مالی، اغلب استفاده‌ی درون‌سازمانی و‌ بستن سال‌ مالیاتی، استفاده‌ی برون‌سازمانی دارند. سوابق مالی جمع‌آوری شده برای پایان سال مالی معمولاً به سهامداران، کارکنان و در برخی موارد، عموم مردم گزارش می‌شود.

اطلاعات مالی در پایان سال مالیاتی مستقیماً به اداره مالیات گزارش می‌شود. اگر شرکتی سال مالی متفاوتی با تقویم انتخاب کند، مالیات باید تا پانزدهمین روز از سه ماهه اول پس از پایان سال مالی ثبت شود.

مزایای انتخاب سال مالی

در حالی که خیلی از شرکت‌های‌ می‌توانند سال تقویم را سال مالی‌شان انتخاب کنند، برخی ترجیح می‌دهند سال مالی متفاوتی داشته باشند. در ادامه برخی از مزایای فعالیت در سال مالی آورده شده است:

مصادف‌نشدن پایان سال مالی با دوره‌ی اوج فروش پایان سال

برای برخی از کسب‌وکارها شلوغ‌ترین زمان سال ماه اسفند است. اگر پایان سال مالی شما در این زمان باشد، بستن دفاتر مالی در این دوره هم زمان با فصل اوج فروش کمی پردردسر خواهد بود.

امکان انتخاب سال با توجه به چرخه‌ی ‌کسب‌وکار

برخی از مشاغل بیشتر درآمد چرا تعیین اهداف مالی مهم است؟ خود را در طول یک‌چهارم سال به دست می‌آورند و هزینه‌های خود را نیز در زمان متفاوتی پرداخت می‌کنند. انتخاب سال مالی با درنظر گرفتن این چرخه برای این دسته از ‌کسب‌وکارها بهتر است.

به عنوان مثال، اگر شرکت شما مهم‌ترین سود خود را با فروش اقلام در ماه مهر به دست می‌آورد، اما موجودی جدید را تا فروردین خریداری نمی‌کنید، ممکن است پایان سال تقویمی وضعیت مالی شرکت شما را به درستی نشان ندهد. استفاده از یک سال مالی که به 31 خرداد ختم می‌شود به شرکت شما امکان می‌دهد بالاترین درآمد و هزینه‌های شما را در همان سال مالیاتی ثبت کند.

امکان کمک‌گرفتن از شرکا برای تهیه‌ی گزارش داده‌های مالی

اگر همه فروشندگان، تأمین‌کنندگان و شرکای تجاری شما در حال تهیه سوابق مالیاتی خود، حسابرسی امور مالی و محاسبه بودجه خود باشند، بهتر است که سال مالی‌تان را در زمان متفاوتی ببندید. زیرا برای تکمیل فرایند حسابداری خود نیاز به درخواست داده‌های مالی یا گزارشات از سایر شرکت‌ها دارید و انتخاب پایان سال مالی با توجه به زمانی که شرکای شما برای کمک بیشتر در دسترس هستند، می‌تواند مفید باشد.

دسترسی راحت‌تر به حسابداران و کارشناسان مالیاتی

اگر از مشاوران مالیاتی یا حسابداران برای بستن دفاتر مالی خود کمک می‌گیرید، احتمالاً در سه ماهه‌ی منتهی به فصل مالیات برنامه کاری شلوغ‌تری داشته باشند. انتخاب سال مالی که با بقیه شرکت‌ها متفاوت باشد، به شما کمک می‌کند که مشاوران و حسابداران با کم‌ترین حواس‌پرتی این کار را برای شما انجام دهند.

دلایل بستن سال مالی چیست؟

• صفرکردن دسته‌ای حساب‌ها
• صفرکردن مانده‌ی برخی از حساب‌ها به‌منظور انتقال به دفاتر جدید در سال مالی جدید
• محاسبه‌ی سود و زیان دوره‌ی مالی جاری
• جلوگیری از انباشته‌شدن اطلاعات
• اطمینان از قطعی‌شدن ثبت اسناد در سیستم

نکات مهم بستن سال مالی

پیش از بستن حساب‌ها در پایان سال مالی باید به چند نکته باید توجه کنید:

• بررسی مجدد تمامی ترازهای مالی
• انبارگردانی و بررسی و شمارش موجودی کالاها
• بررسی تمامی فاکتورها
• کنترل کاردکس کالاها
• بررسی سرفصل‌ها
• اصلاح موجودی انبار و قیمت کالاها
• بررسی موجودی منفی کالاها
• بررسی و اصلاح سندهایی که بدون توجه به اصول حسابداری ثبت شده‌اند
• مرتب‌کردن اسناد پیش از عملیات بستن حساب‌ها

مراحل بستن سال مالی

برای بستن سال مالی 4 مرحله زیر را باید به طور دقیق اجرا کنید:

1- بستن حساب‌های دائمی و موقت

در پایان سال مالی حساب‌ها دو نوع هستند: دائمی یا موقت. (ماهیت حساب ها در حسابداری چیست؟)

نخست حساب‌های دائمی دارای مانده بدهکار (مانند دارایی) بستانکار گردیده و معادل جمع آن به حساب تراز اختتامیه بستانکار می‌شود. سپس حساب‌هایی که مانده بستانکاری دارند (مانند سرمایه و بدهی و موجودی) به حساب تراز اختتامیه بدهکار می‌شوند.

حساب‌های موقت یا حساب سودوزیانی (درامد و هزینه) حساب‌هایی هستند که از دوره‌ی قبل مانده نمی‌پذیرند و به دوره‌ی بعد نیز منتقل می‌شوند. مانده این حساب‌ها در ابتدای سال صفر بوده و در پایان سال مالی با بستن حساب‌ها صفر می‌شود. حساب‌های موقت به ماهیت حساب‌ها (برای مثال حساب‌هایی با مانده بدهکار، بستانکار شده و خلاصه سود و زیان بدهکار می‌شود) بعد از تهیه صورت سود و زیان حساب‌های موقت را می‌بندیم و حساب‌های دائمی نیز از طریق صدور سند اختتامیه به سال بعد منتقل می‌شوند.

2- صدور سند تعدیل ماهیت

در این مرحله به بررسی حساب‌هایی می‌پردازیم که مانده‌ی آنها با آنچه در حساب‌های معین قرار داده شده، متفاوت است. نخست باید یکسری حساب معین طرف مقابل تعریف کنید تا مانده حساب‌های خلاف ماهیت با آن بسته شود. حساب معین طرف مقابل دو ویژگی دارند:

الف. از نظر ماهیت مخالف حساب مذکور باشد.

ب. از نظر سطوح تفصیلی و نوع حساب‌های تفصیلی مرتبط، دقیقا مانند حساب خلاف ماهیت باشد.

3- صدور سند اختتامیه

با صدور سند اختتامیه حساب‌های ترازنامه‌ای بسته شده و به سال بعد منتقل می‌شوند. (ترازنامه چیست؟)

4- صدور سند افتتاحیه

بعد از صدور سند اختتامیه باید حساب‌های ترازنامه‌ای بسته شده و در سند اختتامیه به سال بعد منتقل شود. این امر هم با صدور سند افتتاحیه انجام می‌شود. برای صدور سند افتتاحیه باید نکات زیر را رعایت کنید:

الف. نخست باید سال مالی جدیدی ایجاد کنید

ب. سپس در دوره‌ی مالی که در آن سند اختتامیه زده شده، سند افتتاحیه صادر می‌کنید.

بستن سال مالی در نرم افزارهای حسابداری

در انتهای این مقاله به آموزش بستن سال مالی در نرم افزارهای مختلف می‌پردازیم:

اصول اندازه گیری عملکرد در سازمانها

دلایل زیادی وجود دارد (دلایل از سازمانی به سازمان دیگرمتفاوت است ) که عبارتند از:

• شناسایی نمودن موفقیتها
• شناسایی نمودن که آیا آنها نیازهای مصرف کننده را برآورده گردیده است. اندازه گیری سبب می شود که سازمانها نسبت به خدمات و محصولات مورد نیازمصرف کننده بیشتر آگاهی یابند.
• اندازه گیری در تایید آنچه که آنها نسبت به آن آگاهی دارند و همچنین پی بردن به آنچه که آنها نسبت به آن نا آگاه هستند کمک می کند.
• شناسایی نمودن نقاطی که در آنجا مشکلات گلوگاهی ‏، مسایل بدون اهمیت و… وجود دارد و همچنین جاهاییکه بهبود در آنجا ضروری است.
• تصمیمات قاطع براساس حقیقت و واقعیت است نه بر اساس تصور و خیال ، احساسات یا عقیده و یا دریافت ناگهانی و…
• نشان دادن آنچه که با بهبود برنامه ریزی بطور واقعی اتفاق می افتد .

اگر چه اندازه گیری عملکرد مفید است ، ولی آن سئولات زیادی از قبیل چرا ،چطور و چه وقت از آن استفاده می شود را به دنبال خواهد آورد.

معایب اندازه گیری عملکرد به روش سنتی

نتایج حاصل از اندازه گیری در صورتی واقعی است که عمل مقایسه برای مشابه با مشابه و دیروز با امروز صورت گیرد.روش سنتی اندازه گیری از فروش خالص و مانند آن برای اندازه گیری عملکرد استفاده می نمود. این داده های مالی به دلیل مقدار معین و واقعی مزیت دارند ولی دلایلی با اهمیت در برابر این قبیل اندازه گیریها است که عبارتند از:

داده های مالی تمایل به سیاستهای منزوی و درون گرا دارند که بر خود اکتفایی اقتصادی بیشتر توجه دارد. ( اگر چه داده های مالی می تواند برای مقایسه با سایر سازمانها استفاده شوند ولی استدلال مشابه با مشابه آنرا غیر قابل استفاده می سازد. )
داده های مالی کمتر عوامل قابل لمس همچون کیفیت محصول و خدمات ، رضایتمندی مصرف کننده و دلگرمی کارمندان را شامل می شوند.
داده های مالی شاخصهای قدیمی هستند. (آنها آنچه را که در گذشته اتفاق افتاده را نشان می دهند و پشگو کننده ضعیفی از عملکرد آینده می باشند )

مقایسه با معیار(محک زنی ) به مفهوم تعیین نمودن آنکه به چه خوبی یک واحد تجاری یا سازمان در مقایسه باواحدهای مشابه در سازمان یا خارج از سازمان عملکرد داشته است، می باشد . این امر یک دورنمای گسترده ای در اندازه گیری عملکرد به ما می دهد و می تواند یک اندازه گیری "BEST PRACTICE" را فراهم نماید.نوعا اندازه گیری عملکرد هشداری برای آینده است.مادامیکه این روش شاخص خوبی از نرخ بهبود را می دهد آن نمی تواند سطوح عملکرد در دوره های مطلق را نشان دهد . این مبین آن است که مقایسه با معیار مفید میباشد.اگر چه مقایسه با معیار(محک زنی ) هنوز یک روش قدیمی بر اساس پیش بینی های دیروز است .

بررسی شاخصهای اندازه گیری عملکرد

تا زمانیکه مادر حال بررسی و تعیین نمودن بهترین روش جاری هستیم ،یک سازمان رقیب ممکن است مرحله به مرحله برای بهتر نمودن عملکرد خود پیش رود. ما به چه شاخصهایی برای راهنمایی و جلوگیری از عقب ماندگی نیازداریم؟ بعد از همه ما نمی خواهیم چک آپ طبی شویم که به ما بگویند در گذشته مریض بوده ایم در حالی که این مطلب را خود می دانیم ، بلکه می خواهیم بدانیم اکنون به چه خوبی هستیم و پیش چرا تعیین اهداف مالی مهم است؟ بینی برای آینده نماییم.بیشتر روش های جدید این امر را تصدیق نمو ده اند و این محدودیتها را نشان داده اند. کارت امتیازی متوازن که توسط پرفسور کاپلان و دکتر نورتن در سال 1996 ارائه شده است یک مثال اولیه می باشد. کارت امتیازی متوازن یک آلترناتیو برای شاخصهای سنتی مالی پیشنهاد می دهند.آن توصیف می نماید و توضیح می دهد چه اندازه گیری مطابق راه حل های کارا و اثر بخش انجام شده است.
کارت امتیازی متوازن رسالت و استراتژی سازمان را به سوی یک ترکیبی از پیش بینی ها درقالب 4 یا 5 دورنمای زیر هدایت میکند:

• مالی – چطور سهامدارانمان را در نظر داشته باشیم.
• مصرف کننده- چگونه به عنوان یک عرضه کننده اعتبار خود را در بین مصرف کنندگان افزایش دهیم.
• فرآیند داخلی- چه فرآیندهایی- در دوره های کوتاه وبلند مدت- ماباید داشته باشیم تا بتوانیم به نحو احسن به اهداف مالی و اهداف مصرف کننده دست یابیم.
• نوآوری و بهبود- چطور ما می توانیم بابهبود فرآیند مان وسیستم مطابق با ارزشهای ایجاد شده ادامه دهیم .
• کارمندان- چطور سازمان و کارمندانمان یادگیری و رشد را ادامه دهند.

برای تحقق اهداف در وجوه 5 گانه فوق لازم است تا مشخص گردد که این اهداف از طریق چه فرآیندهایی محقق می شوند و علاوه بر این مورد باید مشخص شود که عوامل حساس موفقیت که به یک فرآیند تاثیر می گذارند کدامند. به عبارت دیگر مسیر بحرانی هر فرآیند می تواند مشخص گردد. آنگاه شما می توانید شاخصهایی را برای کنترل فاکتورهای حساس موفقیت و در نهایت کنترل فرآیندها در نظر بگیرید.
کارت امتیازی متوازن یک پیشگوکننده مفید از عملکرد آینده و نشان دهنده نتایج موفقیت در کمپانی های خصوصی به خوبی بعضی سازمانهای دولتی است.هزینه مبنی بر فعالیت(ABC ) یک تلاش برای حفظ نمودن اندازه گیریهای مالی است(که مهم هستند) امااین روش بعضی از نقصهای اندازه گیری سنتی را نشان می دهد.ABC تخصیص هزینه ها به فعالیتها و محصولات را با دقت خیلی بیشتری نسبت به روشهای حسابداری مرسوم انجام میدهد.شیوه سنتی بر اساس مخارج از نوع بالاسری غیر مستقیم واقع شده است. این روش به ندرت سبب ارتباط میان مخارج بالاسری غیر مستقیم و محصول ، خدمات یا مصرف کننده که هزینه مصرفی است را منعکس می نماید . مشکل با روش سنتی آن است که می تواند خیلی گمراه کننده باشد وقتی که سعی بر معین نمودن محصول و یا مصرف کننده سود آور دارد.ABC با دقت و اطمینان بیشتری اندازه گیری سود آوری را انجام می دهد، که این به نوبه خود ما را برای گرفتن تصمیمات کاراتر راهنمایی می نماید.در مدل ABC هزینه ها، فعالیتهای کاری ویا فرآیند منابع سازمان را مصرف میکنند (هزینه ورودی ها) و محصولات وخدمات فعالیتهای کاری را مصرف می نمایند.ABC فعالیتهایی را که باعث ایجاد هزینه می شوند را مشخص می نماید. (محرکهای هزینه ) این محرکهای هزینه، هزینه های فعالیتی را برای محصولات درصورتی که محصول یا خدمات از آن استفاده کرده باشند را ثبت مینمایند. هر هزینه بر اساس محرکهای هزینه اش معین شده است و جمع همه هزینه ها در نهایت هزینه های محصولات را به ما می دهد.از آنجاییکه ABC مزایای زیادی دارد، تعداد زیادی از داده های ABC نیز به عنوان ورودی برای اندازه گیری عملکرد برگه امتیازهای تراز شده استفاده می نمایند.همچنین ABC یا برگه امتیازهای تراز شده و یا هر فرم دیگری از اندازه گیری های اختصاص داده شده ممکن است به طبیعت سازمان و هدف اندازه گیری عملکرد وابسته باشد.به جای حل مساله از یک راه حل ساده آن مهمتر است که اصول بنیادی اندازه گیری عملکرد را درک نماییم و سپس با جابجایی روشهای اندازه گیری که ممکن است شامل یک اندازه گیری روش شناختی متغیر باشد بتوانیم به اهدافمان در سازمان برسیم.

اصول اندازه گیری عملکرد

اندازه گیری عملکرد نیاز به تطبیق شدن با استراتژی سازمان دارد : نقطه شروع ، مشخص نمودن آنچه که شما می خواهید اندازه گیری نمایید می باشد.در حالی که این کار خیلی ساده به نظر می رسد ولی اغلب یکی از مشکلترین کارهاست.ایجاد نمودن پهنه وسیعی از اندازه ها که همه فعالیتهای سازمان را می پوشاند ،کافی نمی باشد و این عمل بیشتر مصرف نمودن منابع است و می تواند گیچ کننده باشد و بیشتر باید بر روی آن چیزهایی که واقعا مهم هستند تمرکز شود.اندازه گیری های انجام شده باید انتخاب کننده باشنداین عمل بستگی به دید ،رسالت و استراتژی سازمان دارد.این عمل پیشنهاد می کند که روش عملکرد در یک خط باید به طور مکرر با توجه به برنامه ریزی استراتژی نرمال ، بررسی شود تا مطمئن سازد که مسیر پیوسته و ثابت است.
اندازه گیری زیرواحدها باید به طور پیوسته در پهنه اندازه گیری های سازمان انجام گیرد: روش اندازه گیری کارا یک روش یکپارچه و جامع است.روش اندازه گیری در سطح زیرمجموعه باید سازگار با روش در سطح سازمان باشد و داده های خام باید برای سطح تجمعی تهیه گردد.این مطمئن می سازد که سطوح پایینتر با افزایش عملکردشان در هزینه سازمان بی تاثیر نیستند. بطور مشابه هیچ قسمتی از سازمان نباید از روش اندازه گیری خارج شود. اگر روش با برنامه و استراتژی سازمان تطبیق داده شود ، این عمل یک سیگنال می فرستد که قسمتهایی از سازمان که مرکزی و یا مهم در دستیابی به رسالت سازمان نیستند ، را جدا می نماید. اگر اینچنین است پس چرا آنها وجود دارند؟ یکپارچگی همچنین برآنکه اندازه گیری عملکرد با سایر اندازه گیریهای کلیدی مثل کیفیت برای مثال، یک پارچه گردد ، تکیه می کند. اگر اینچنین نباشد آن باعث می شود که اندازه گیری کیفیت و خروجی متقابلا مخرب باشند . این همچنین باید تصورا (اگر چه دستیابی به این امرممکن است مشکلتر باشد ) برای اندازه گیری نمودن در بین سازمانهای شریک و فروشنده جهت تنظیم نمودن اندازه گیری و تقدم عملکرد در زنجیره تهیه شده بکار گرفته شود.

روش اندازه گیری باید الزام آور باشد: ابتدا آن ضروری است که مدیرارشد سازمان بطور کامل روش اندازه گیری را پشتیبانی نماید.آنها این عمل را به وسیله ارائه اطلاعاتی که واقعا مفید هستند انجام خواهند داد. اطلاعات به دست آمده باید در تعیین سیاست و گرفتن تصمیمات مفید باشد. این روش اندازه گیری در صورتیکه به طور دقیق با رسالت و استراتژی سازمان مطابقت داشته باشد، باید حفظ و نگهداری شود. دوم آنکه کارمندان در سطوح پایینتر باید روش اندازه گیری را درک نمایند و برای اندازه گیری متحد شوند.در آخر از همه ، یکی از پیشنهادات اندازه گیری سبب بهبود عملکرد دراین سطوح سازمان شود.اگر این چنین است افراد در این سطوح نیاز به دانستن آنچه که آنها باید بدانند را دارند و همچنین دلیل آن را. موفق شدن این روش در صورتی است که مدیران سازمان با طبیعت و اهداف روش اندازه گیری ارتباط برقرار نمایند.
اندازه گیری باید روی عملکرد اثر گذار باشد: در آنجا باید تجزیه و تحلیل بطور کامل انجام گیرد و حلقه باز خور برای مطمئن ساختن از آنکه اندازه گیری عملکرد تجزیه و تحلیل شده است و تبدیل آن به عمل و رفتاری که طبیعت فعالیت و عملکرد را تغییر می دهد وجود داشته باشد. اندازه گیری باید عملکرد را بهبود دهد . بعضی وقتها ، پیوند و ارتباط میان اندازه گیری و تغییر رفتار کاملا مستقیم است. برای مثال وقتی که اندازه گیری به عنوان پایه ارزیابی و ارزشیابی یا برنامه پاداش مالی کار گروهی / شخصی مورد استفاده قرار می گیرد.
اندازه گیری باید قابل اطمینان باشد: منفعت اندازه گیری اغلب وابسته به قابلیت اطمینان و مقایسه پیش بینی هاست.بنابراین مشخص نمودن پیش بینی هایی که می توانند قابلیت اطمینان در دوره های زمانی مطلوب ایجاد نمایند، مهم است.

ساختار روش اندازه گیری

نوعا 4 نوع اندازه گیری وجود دارد. روش اندازه گیری عملکرد اغلب بطور یقین شامل ترکیبی از همه اینهاست:

• اندازه گیری خروجی
• اندازه گیری عمل
• اندازه گیری ورودی
• اندازه گیری تشخیصی

اندازه گیری خروجی همانطور که از نامش مشخص است ،اندازه گیری خروجی بعضی چیزهاست. اندازه گیری عمل (یا محرک عملکرد) طراحی شده است تا فعالیتهایی که منجر به خروجی مطلوب می شود را اندازه گیری نماید . اندازه گیری ورودی ،بار دیگر، همانطور که از اسمش مشخص است اندازه گیری ورودی های فرآیند است. برای مثال نیروی کار مصرف شده توسط یک فعالیت. اندازه گیری تشخیصی بینشی به ما می دهد که تا چه حد اندازه گیری خروجی یا عمل در سطح جاری اشان هستند. نوعا آنها اجزاء اندازه گیری خروجی یا عمل را اندازه گیری می نمایند . اندازه گیری تشخیصی برای یک (قسمت از ) یک فرآیند ممکن است یک اندازه گیری خروجی برای چرا تعیین اهداف مالی مهم است؟ یک زیر مجموعه از آن فرآیند باشد. در همه موارد به دلیل نیاز داشتن به یک تخمین واضح که چه چیزی به وسیله اندازه گیری حاصل می شود و تشکیل پرونده برای بازبینی اهداف با محاسبات بر روی آنچه که در عمل محاسبه می شود وابسته است، روش اندازه گیری باید ضرورتا شامل یک روش آسان و قابل فهم همراه با تعریف جزئیات روش اندازه گیری باشد. گام اول مفید در انجام انواع اندازه گیری ، توصیف هدف و اصل فرآیندهای کاری و چطور هستیم ما (و باید باشیم) در انجام دادن آن می باشد. فرآیندها و فعالیتهایشان ابزاری برای دستیابی به خروجی هستند ، و در آخر آنکه مهمترین آنها را مشخص نماییم.متاسفانه فرآیندها اغلب مرکب هستند. در تهیه یک سیستم کاری برای ساختن یک محصول ساده همه نوع پیچید گی وجود خواهد داشت که برخاسته از نیاز به سلامتی و ایمنی قانونی مطابق شرایطی (خارج از شرایط اولیه برای نیازهای سلامتی و اولیه )، قوانین دولتی و غیره است. آیا مابه اندازه گیری فرآیند مرتبط با این فعالیتهای غیر مرکزی نیازمندیم.یک قسمت مهم از این فرآیند ،فهم فرآیند است تا خروجی های فرآیند را مشخص نماییم وتوصیف نتایج یک کار کلیدی است. هدف فعالیتها در هر فعالیت ایجاد نمودن بعضی نتایج (محصول یا خدمات ) است که به آنها نیاز پیدا کرده ایم. (به وسیله دیگر فرآیندها)محصولاتی که هر فعالیت به ما می دهد به عنوان وروردی در سایر فرآیندها است.در نهایت، محصولات نهایی سیستم آنهایی هستند که مطابق شرایط استراتژیکی و اهداف توصیف شده به وسیله کمپانی تولید شده اند.
ما سپس نیازداریم که بدانیم چه وقت ما به ورودی ها و خروجی های توصیف شده دست یافته ایم و چه وقت در رسیدن به آن شکست خورده ایم. بنابر این روش عملکرد باید هدفمند در جهت پیشرفت اندازه گیری به سوی نتایج لازم باشد. اگر ما بتوانیم تعدادی از اهدافمان را مشخص نماییم این کار خیلی آسانتر انجام می شود.اما روش ما باید شامل اندازه گیریهای مهمی که نمی توانند به فرمهای عددی تبدیل شوند ،نیز باشد.اهداف باید واقع گرایانه و دست یافتنی باشد .اندازه گیری که ما انجام می دهیم باید به طور طبیعی به سمت تجزیه و تحلیل ترقی نماید. و اگر ما اهدافمان را بشناسیم و بتوانیم آنها را معین نماییم در این صورت می توانیم به آنها دست یابیم.ما باید قادر باشیم تا اندازه گیری را به سمت نتیجه نهایی هدایت نماییم. این قبیل اندازه گیری پیشرفت کار باید مفید باشد و فرم وسیله ای است که به وسیله آن اشخاص و یا زیر واحدها می توانند سهم خود را در رسیدن به هدف ارزیابی نمایند.در این مرحله ما باید عماکرد خود را با توجه به نتایج و دیگر اندازه گیریها بالانس نماییم.مطمئنا یک اندازه گیری تشخیصی پیچیده داریم. در انتها لازم است که یک نکته را تذکر دهیم که اندازه گیری خود مصرف کننده منابع است. این دلیل آن است که ما به مینیمم کردن اندازه گیری ها نیازمندیم. ما همچنین نیاز داریم تا مطمئن شویم که اندازه گیری رشد یافته است هرجایی که این امر ممکن باشد حتی خارج از فعالیت عملیاتی نرمال.

مراحل اجرای سیستم اندازه گیری

برای انجام فعالیت اندازه گیری عملکرد قدمهای زیر می تواند به عنوان فعالیتهای اصلی در نظر گرفته شود:

شناخت سازمان:
در این مرحله فعالیتهای مختلف در سازمان انتخاب شده ، مورد بررسی قرار می گیرند . زیرا در ک صحیح از سازمان ، اهداف استراتژیها ، برنامه ها و فرآیند های آن لازمه عملکرد می باشد.
طراحی مدل ارزیابی عملکرد

• بررسی انواع سیستمهای ارزیابی عملکرد
• بررسی و تحقیق در مورد کاربردهای ویژه در سازمان مورد نظر
• بررسی و تحقیق پیرامون انواع تکنیکهای تدوین شاخص
• بررسی و تحقیق پیرامون انواع تکنیکهای ارزیابی عملکرد کارکنان و سیستمهای انگیزشی
• ارزیابی و مقایسه بین متدلوژیهای مختلف و در نهایت انتخاب بهترین مدل

تدوین شاخصهای ارزیابی عملکرد
در این مرحله پس از تایید سیستم اولیه ، شاخصهای مورد نیاز جهت ارزیابی عملکرد تهیه خواهند شد. لازم به ذکر است که این شاخصها در وجوه مالی – مشتریان و طرفهای ذینفع ، فرآیندها و منابع انسانی خواهد بود. علاوه بر این مورد ارتباط بین شاخصها در سازمان مورد بررسی قرار گرفته و شناسنامه هایی جهت شاخص تهیه خواهد شد. لازم به ذکر است که شاخصهای محاسبه شده پس از فاز اجرا می تواند مورد بررسی و بروز آوری قرار گیرد. لازم به ذکر است که شاخصهای تدوین شده باید : کیفیت و کمیت خدمات رابیان کنند ، هم جهت ماموریت ها و اهداف سازمان باشند ، همگرا با سیستمهای اندازه گیری عملکرد و پاداش باشند و افراد مختلف در تهیه آن در گیر باشند.

نتیجه گیری

مقاله فوق این امکان را برای سازمان ایجاد می نماید که در مورد اندازه گیری عملکرد دوره های سازمان بتوان تصمیم گیری نمود. و سپس بتوان یک روش اندازه گیری عملکرد که آن سازمان خاص را در پی گیری اهداف شان کمک نماید، طراحی نمود.
برای رسیدن به این رشد و اندازه گیری عملکرد کارا نکات زیر باید در نظر گرفته شوند:

بیزینس یعنی چه؟ ۳ هدف راه اندازی کسب و کار

آیا قصد راه اندازی کسب و کار بدون سرمایه را دارید؟ چرا می خواهید این کار را انجام دهید؟ چه هدف مالی برای این کارتان دارید؟ نحوه ایجاد یک بیزینس پولساز به چه صورت است؟ مقصود ما از طرح این سوالات این است که دقیقاً بدانید با چه هدفی می خواهید کسب و کاری راه اندازی کنید! هدف کسب و کار شما چیست؟

بیشتر مردم می گویند که هدفشان از داشتن یک کسب و کار، پول در آوردن است اما این هدف به اندازه چرا تعیین اهداف مالی مهم است؟ چرا تعیین اهداف مالی مهم است؟ کافی مشخص و شفاف نیست. اگر هدف‌تان مشخص و شفاف نباشد، نتیجه شفاف و مشخصی هم به دست نخواهید آورد. ما در اینجا ۴ دلیل مهم برای شما آورده ایم تا درک کنید که داشتن هدف دقیق و حساب شده برای کسب و کار بسیار مهم است. این دلایل عبارتند از:

• بهبود، رشد و کارآیی بیشتر سازمان با سنجش بهره وری کارکنان
• جلوگیری از ایجاد هرج و مرج و بی نظمی در شرکت با مشخص بودن وظایف کارکنان و مدیریت
• اتحاذ آسان تر تصمیمات روزانه بر مبنای اهداف مورد نظر
• نظارت منظم، بازبینی اهداف و انجام تغییرات و اصلاحات لازم در صورت عدم دستیابی به اهداف

بعد از اینکه کسب و کاری راه اندازی کردید حالا شما به عنوان صاحب کسب و کار می توانید با تعیین هدف، زمان و انرژی خود را صرف امورات مهم شرکت کنید. اهداف کسب و کار بیانگر انتظارات یک شرکت برای کسب یک نتیجه خاص در یک بازه زمانی مشخص است. طراحی بوم مدل کسب و کار می تواند در هدفگذاری درست به شما کمک کند.

در این مطلب به شما خواهیم گفت کسب و کار یعنی چه، چگونه برای کسب و کار خود اهداف حساب شده ای انتخاب کنیم و چه ویژگی هایی باید به عنوان صاحب کسب و کار داشته باشیم. تا انتهای این آموزش بی نظیر همراه ما باشید تا به خوبی بدانید که هدف از ساخت کسب کار چیست!

تعریف کسب و کار چیست؟ هدف کسب و کار فقط کسب سود نیست!

هر سازمانی که برای فراهم کردن کالا یا خدمات برای مشتری ایجاد شده باشد، کسب و کار یا بیزینس (Business) نامیده می شود. هدف از ساخت یک کسب و کار، فقط کسب سود نیست ؛ همانطور که هدف انسان از زندگی کردن، فقط خوردن نیست! البته واقعیت این است که هدف اصلی کسب و کار باید پولسازی باشد.

هر فعالیتی که در درجه اول با هدف کسب سود انجام می شود را فعالیت تجاری (business activity) می نامند. فعالیت های اقتصادی می تواند به شکل مصرف، تولید، توزیع یا مبادله باشد.

۳ روش برای راه اندازی کسب و کار وجود دارد:

1. شروع از نقطه صفر
2. خریداری کردن کسب و کار از شخص دیگر
3. گرفتن نمایندگی (فرانچایز یا فرانشیز)

کسب و کار فعالیتی توأم با ریسک و با هدف کسب سود انجام می شود. صاحب کسب و کار شخصی است که با استفاده از منابع موجود خود می خواهد از طریق فروش کالاها و خدمات (و تکرار معاملات)، کسب اعتبار و خلق ارزش کند.

یک بیزینس چه اهدافی را باید دنبال کند؟

اولین هدف کسب و کار: اهداف اقتصادی
کسب و کار یک فعالیت اقتصادی است و اهداف آن عمدتاً ماهیتی اقتصادی دارند.

صفر تا صد یک برنامه عملیاتیافزودن دیدگاه

یکی از دلایلی که ما حرف زیاد می زنیم و عمل نمی کنیم این است که در کسب و کارمان برنامه عملیاتی نداریم.

برنامه ريزي سه شكل اساسي دارد:

استراتژيك، تاكتيكي و عملياتي

برنامه ريزي استراتژيك اهداف، خطوط كلي و رسالت سازمان را در بلندمدت تعيين مي كند، جامعيت داشته و در سطح عالي سازمان، چارچوبي براي برنامه ريزي تاكتيكي و عملياتي مي­ باشد، از نظر زماني بازه بلند مدت را شامل مي­ شود و چتري براي كل کسب و کارمان مي ­باشد.

برنامه ­ريزي تاكتيكي به مسائلي مربوط مي­ شود كه براي رسيدن به اهداف در سطوح مياني سازمان مطرحند و دسته­ ای از فعاليت ­هاي مرتبط با اجراي يك استراتژي را به تصوير مي ­كشد.

برنامه ريزي عملياتي شامل فعاليت­ ها و گام هاي ويژه­اي جهت رسيدن به اهداف تعيين شده مي­ باشد. به عبارتي برنامه ريزي عملياتي شامل اقدامات تفصيلي براي رسيدن به اهداف است. اين نوع برنامه ­ريزي در سطح مديريت هاي اجرايي مطرح است و با اهداف مشخص، محدود و عيني سروكار دارد.

برنامه عملياتي:

برنامه عملياتي يك اقدام قهرمانانه است كه كمك مي­ كند روياها و تصوراتمان به واقعيت تبديل شود. برنامه عملياتي روشي است كه شما را اطمينان مي ­بخشد تا چشم انداز کسب و کارتان را بطور دقيق و روشن مشخص كنيد، همچنين روشي را توضيح مي ­دهد كه تیم شما بكار مي­ گيرد تا استراتژي­ ها را به تحقق اهداف منتهي كند. يك برنامه عملياتي شامل مجموعه ­اي از گام­هاي عملياتي است كه انجام مي­ گيرد تا به اهداف از پيش تعيين شده­ مان برسيم.

هر گام عملياتي مي­ بايست اطلاعات زير را در برگيرد:

- چه اقداماتي مي­بايست انجام شود؟

- چه كسي مسئول انجام اقدامات تعيين شده مي شود؟

- چه زماني هر يك از اقدامات و فعاليت ها بايستي انجام گيرند و هر فعاليت تا چه زماني بطول مي­انجامند؟

- چه منابعي نياز است تا اقدامات و فعاليت هاي مربوطه انجام پذيرد؟

- اطلاعات حاصل به چه كساني بايد منتقل شود؟

گام هاي طراحي برنامه عملياتي

در گام اول براي طراحي و تدوين برنامه عملياتي، اهداف و مقاصد کسب و کار را تعيين مي­كنيم.

اهداف كلي تلاش ما را به سمت آينده متمركز مي­ كنند. چارچوبي براي تفصيلي ­تر كردن برنامه ريزي بوده و اختصاصي ­تر از رسالت هستند. نتايج مطلوبي هستند كه بعد از سه تا پنج سال حاصل مي­ شوند. بيانگر جهت گيري كلي سازمان هستند، مشكلات و موضوعات اولويت ­دار را نشان مي­ دهد. بيانگر اولويت ها و نتايج حاصل از ارزيابي داخلي و خارجي هستند و در پاسخ به مسائل و مشكلات استراتژيك تعيين مي ­شوند. بيانگر شكاف بين وضع فعلي و مطلوب هستند. قابل سنجش بوده اما كلي ­تر از مقاصد هستند. در راستاي عملكردهاي كليدي سازمان بوده و چالشي مي ­باشند.

به ­منظور تعيين هدف ابتدا به ارزيابي اطلاعات حاصل از ارزيابي محيط داخلي و خارجي مي­ پردازيم. سپس بازخوردهای دريافتي از ذينفعان را تركيب مي­ كنيم. به تحليل شكاف بين خدمات موجود و مطلوب مي ­پردازيم. براي رسیدن به اهداف و نتايج مطلوب جهت­ گيري مي­ كنيم و آنگاه به اصلاح و طراحي اهداف کسبو کارمانمي­ پردازيم.

در گام دوم مقاصد و اهداف اختصاصي کسب و کارمان را تعيين مي ­كنيم. مقاصد، اجزاي قابل سنجش­ تر و اختصاصي ­تر براي رسیدن به اهداف هستند، كمي بوده و بهتر مي ­توان در چارچوب زمان آنها را اجرا و پيشرفت را تعقيب نمود. مقاصد بايد SMART باشند يعني اختصاصي، قابل سنجش، قابل دسترس، مبتني بر نتيجه و زمان­دار باشد. مقاصد نحوه نيل به نتايج را نمي ­گويد بلكه نتايج مطلوب را بيان مي­ دارند.

مقاصد چگونه تنظيم مي­شوند؟

- بازبيني رسالت و اهداف

- تصميم گيري در مورد نتايجي كه مي­خواهيد به آن برسيم

- تعيين چارچوب زماني

- تعريف چارچوبي براي پاسخگويي (شاخص سنجش عملكرد)

در گام سوم استراتژي تدوين مي­ شود: استراتژي راه و روش رسيدن به هدف است. براي تهيه برنامه عملياتي مديران، سرپرستان و اعضاي كليدي دخالت دارند. هزينه ­ها و مزاياي احتمالي هر استراتژي ارزشيابي مي­ شود تا استراتژي كارا انتخاب گردد. استراتژي نشان مي­ دهد نتايج چگونه حاصل شوند. استراتژي­ ها در قالب روش، نگرش و پاسخ هايي مي­ باشند كه براي رسيدن به هدف بكار مي­روند. استراتژي منجر به تهيه برنامه اجرايي مي­شود. تعيين استراتژي مستلزم ارزشيابي هزينه ­ها، مزايا و پيامدهاي هر روش است.

در گام چهارم گام­هاي عملياتي براي انجام فعاليت­ ها تعيين مي­ شود

در گام پنجم چارچوب زماني براي انجام هر گام اجرايي تعيين مي­ شود.

در گام ششم منابع ضروري و موردنياز تعيين مي­شود

در گام هفتم شاخص­هاي سنجش و پايش عملكرد تعيين مي­ گردد: مشكل ­ترين و مهم­ترين بعد فرايند برنامه ريزي استراتژيك، انتخاب و برقراري شاخص سنجش عملكرد مي­ باشد. لزوم سنجش عملكرد آن است كه كيفيت خدمات ارتقاء يافته و هزينه­ ها كاهش يابند، همچنين بر ابعاد مهم كار توجه شود و ميزان پيشرفت برنامه محاسبه گردد. سنجش عملكرد به سازمان­ها كمك مي­ كند تا اطمينان يابيم كه منابع صرف فعاليت ­هايي مي­شود كه ارزش آن را دارد. سنجش عملكرد فرايندها را روشن مي ­كند و ذي­نفعان را با نتايجي كه از انجام امور بدست مي ­آيد آگاه مي­ كند.

در گام هشتم پايش عملكرد انجام مي­گيرد

در برنامه عملياتي، خروجي برنامه مشخص مي­ شود، منابع تخصيص مي­يابد و فرايند كار تحليل مي­گردد. هر فعاليت، هر رويه، هر فرايند بطور دقيق مشخص شده و بيان مي­ گردد كه هر كار توسط چه كسي و چه زماني انجام شود و چه كسي مدير اجرا و پاسخگوي هريك از مراحل برنامه است. براي تحقق هرگام عملياتي مي­بايست جداول زماني و هزينه­اي را مشخص نمود و به شش كلمه پرسشي زير پاسخ داد:

چه كاري

چگونه

چه كسي

كجا

چه زماني

چه منابع پولي و فيزيكي نياز است؟

پس از آنكه مقدمات كار فراهم شد برنامه تدوين شده اجرا مي­شود و سپس پايش و كنترل انجام مي­گيرد.

انواع شاخص­هاي سنجش و پايش عملكرد:

شاخص داده يا ورودي: سنجش مقدار منابع مورد نياز براي ارائه خدمت مانند: نيروي انساني، مواد و لوازم موردنياز.

اين شاخص همچنين شامل عوامل موثر بر تقاضا مي ­شود. براي سنجش هزينه خدمات، تركيب منابع مورد استفاده و مقدار منابع مورد استفاده بكار مي­رود.

شاخص ستانده يا خروجي: مقدار عرضه خدمات را مي­ سنجد. بر سطح فعاليت سازمان متمركز است. رايج­ترين نتيجه اين شاخص سنجش حجم كار است كه همان زمان تخصيص داده شده پرسنل براي ارائه خدمت است. ستانده براي تعريف آنچه برنامه ها توليد مي ­كنند مفيد است اما كاربرد اين شاخص محدود است چون تحقق اهداف را نشان نداده و هيچ چيزي درباره كارايي و كيفيت خدمات نمي ­گويد. شاخص ستانده به تنهايي نمي ­تواند به مدير بگويد كه در اجراي برنامه چقدر موفق بوده است يا اينكه چه بخشي از كار با بقيه كار تفاوت دارد. شاخص ستانده مانند: تعداد بيماران ترخيص شده.

شاخص نتيجه: پيامد و آثار بلند مدت نيل برنامه­ به اهداف را مي­سنجد. منعكس كننده نتايج تحقق يافته و مزاياي بدست آمده است. شاخص نتيجه مانند درصد بيماران ترخيص شده­اي كه بهبودي كامل يافته اند يا تعداد بيماري­هاي قابل كنترلي كه به وسيله واكسن بروزشان كاسته شده است.

شاخص كارايي: منظور همان نسبت هزينه به ستاده، نسبت ستاده به داده، نسبت ستاده در واحد زمان است و همان بهره ­وري را نشان مي­ دهد.

شاخص كيفيت: اين شاخص اثربخشي فعاليت ­هايي كه در جهت تامين هدف صورت مي­ گيرد مي ­سنجد. اين شاخص اعتبار، دقت، صحت و كفايت خدمات را مي­ سنجد. زيان فقدان شاخص كيفيت را مي­ توان با سنجش منابع اضافي كه صرف تكرار كارهاي اشتباه، اصلاح خطاها و شكايات مشتري مي­ شود جبران نمود. براي مثال درصد داده ­هاي درستي كه بطور صحيح وارد كامپيوتر شده ­اند جزء شاخص كيفيت مي ­باشند.

پايش:

علاوه بر پيگيري اجراي اهداف، مقاصد و برنامه ­ها بايستي پيشرفت عملكردها را نيز در فواصل زماني معين پايش كرد. نتايج سنجش عملكرد بايستي به صورت جدول يا نمودار نشان داده شود. مقايسه عملكردهاي حقيقي با برنامه ­ريزي شده مبنايي را براي ارزشيابي­ هاي دوره ­اي را فراهم مي­ كند. مدير بايد به اين نتايج توجه و دليل عدم تحقق نتايج مورد انتظار را تعيين كند و اين اطلاعات را براي بازبيني و اصلاح سياست­ها، رويه ­ها، اهداف و مقاصد بكار برد.

كنترل پيشرفت عملكرد يكي از مهم­ترين روش­هاي سنجش تحقق اهداف است.

پايش در واقع نظارت، سنجش و ثبت نحوه انجام فعاليت­ها است تا از آن طريق برنامه كنترل شود.

موقع پايش برنامه عملياتي بايستي به زمان، شكسته شدن برنامه به مراحل مختلف، تعيين مسئول برنامه، وجود منابع موردنياز، جزئي نمودن برنامه اجرايي به ميزان كافي، تناسب برنامه با اهداف و تسهيل رسيدن به مقصد توجه نمود.

بطور كلي مي­توان گفت پايش، اطلاعاتي براي مقايسه فعاليت­ها با استانداردها فراهم مي ­كند كه به دنبال آن براي رفع نواقص، كنترل انجام مي­ شود. از نشانه ­هاي يك پايش موفق، ارتباطات مناسب و گزارش­دهي و گزارش­گيري بموقع و دقيق مي ­باشد.

پايش مي­بايست جامع، پويا، گويا و موثر باشد و نتايج حاصل از آن به اعضاي گروه بازخور شود.

لزوم طراحي و تدوين يك برنامه عملياتي چيست؟

بطور كلي مي­توان گفت لزوم طراحي يك برنامه عملياتي شامل موارد زير مي­باشد:

اعتبار بخشيدن به کسب و کارتان؛

اطمينان از اينكه جزئياتي را به دست فراموشي نسپرده ­ايد؛

درك اينكه چه كارهايي از عهده کسب و کارتان بر مي ­آيد و چه اموري از عهده آن خارج است؛

به ­منظور رسيدن به كارايي، صرفه جويي در زمان، انرژي و ساير منابع؛

به­ منظور اطمينان از پاسخگويي و بهبود فرصت­هاي پيش روي افراد براي انجام آنچه نياز است تا انجام شود.

پس از تهيه برنامه عملياتي به موارد زير توجه نماييد:

برنامه عملياتي مي­بايست تمامي فعاليت­ها و اقدامات مقتضي چرا تعیین اهداف مالی مهم است؟ را در برگيرد: برنامه عملياتي بايد كامل، شفاف و به روز باشد. همچنين اين برنامه بايد شامل اطلاعات و نظراتي باشد كه شما از طريق طوفان فكري در ارتباط با اهداف و استراتژي­هاي سازمان از همكارانتان دريافت مي­ كنيد. اين افراد / اعضاي كميته برنامه ريزي عملياتي مي بايست در خصوص موارد زير به توافق برسند:

- چه اقدامات و فعاليت هايي بايد انجام شود

- چه كسي مي بايست انجام آنها را بر عهده گيرد

- چه زماني اين اقدامات مي بايست انجام شود و تا چه زماني بطول خواهد انجاميد

- چه منابعي لازم است كه صرف اين فعاليت ها شود

- اطلاعات در اختيار چه كساني بايد قرار گيرد

انجام امور را پيگيري كنيد: يك قسمت سخت را پشت سر گذاشتيم كه آن تهيه برنامه عملياتي است، حال اين برنامه را اجرايي و عملياتي نماييد.

تمامي ذينفعان را از آنچه در جريان است مطلع سازيد: به تمامي ذينفعان بگوييد كه نقش آنها در تحقق اهداف چيست تا بدين ترتيب همگان اطمينان يابند كه در تحقق اهداف مربوطه نقش موثري دارند.

پيگيري آنچه در حال انجام است را برعهده گيريد: همواره چگونگي انجام امور را پيگيري و دنبال كنيد و زماني كه تغييري در سياست، اهداف، زمان يا منابع صرف شده صورت گيرد ايده خوبي است كه آنچه را به انجام رسانيده ايد ارزيابي كنيد چه اين ارزيابي رسمي باشد و چه غير رسمي.

همواره سوالات زير را در ذهن داشته و به آنها پاسخ گوييد:

آيا آنچه را كه قرار بود انجام دهيم، انجام داده­ايم؟

آيا ما فعاليت هاي تعيين شده را به درستي انجام مي­دهيم؟

آيا آنچه را انجام مي­دهيم سبب تحقق رسالت مي­شود؟

مراسمي ترتيب دهيد كه طي آن از اعضاي گروهتان قدرداني كنيد: اين قدرداني سبب مي­شود تا افراد علاقمند شوند و در كاري كه انجام مي دهند انرژي كافي را مبذول دارند.

روش اسمارت (SMART) در تصمیم گیری چیست؟

آیا تا به حال به این فکر کردید که کلی کار می‌کنید ولی نتیجه‌ای از فعالیت خود نمی‌گیرید؟ وقتی به پنج تا ده سال گذشته خود فکر می‌کنید، ممکن به پیشرفت در مهارت‌ها و موفقیت‌ها برسید، اما باز هم مشکلی در این چند سال خود پیدا می‌کنید. مطمئنا هدف همه از این همه تلاش این است که به اهداف خود برسند و رسیدن به موفقیت یکی از مهم‌ترین اهداف هر فرد در زندگی حرفه‌ای می‌تواند باشد.

بسیاری از افراد در طول زندگی خود تمام زمان خود را برای جابجایی‌های مکرر میان کارها و شغل‌های مختلف می‌گذارند، یا حتی در تلاش هستند که کارها و وظایف خود را با عجله به پایان برسانند، در حالی که در واقع کار بسیار کمی دارند. هدف گذاری به روش SMART به این معنی است که می‌توانید ایده‌های خود را مشخص کنید، بر روی میزان تلاشی که باید برای رسیدن به هدف بگذارید تمرکز داشته باشید، از زمان و منابع خود به طور مؤثر استفاده کنید و شانس خود را برای دستیابی به آنچه در زندگی می‌خواهید افزایش دهید.

در این مقاله، هدف گذاری به روش SMART را بررسی خواهیم کرد و به شما خواهیم گفت که چگونه می‌توانید از آن برای دستیابی به اهداف خود استفاده کنید.

روش SMART به چه معناست؟

SMART مخفف چندین کلمه است که می‌توانید از آن برای سوق و شکل دادن به اهداف خود استفاده کنید.

معیارهای آن معمولاً به “مفهوم مدیریت” به وسیله اهداف پیتر دراکر نسبت داده می‌شود. این روش برای اولین بار در شماره نوامبر ۱۹۸۱ در Management Review توسط جورج تی دروان معرفی شد. پس از آن، پروفسور رابرت اس روبین (دانشگاه سنت لوئیس) در مورد روش SMART در مقاله‌ای برای انجمن روانشناسی صنعتی و سازمانی نوشت. وی اظهار داشت که روش SMART برای افراد مختلف معانی مختلفی دارد و این مفهوم را برای درک بیشتر به شکل زیر نمایش داد.

او بیان کرد که برای اطمینان از اینکه اهداف شما روشن و قابل دستیابی هستند، هر کدام باید موارد زیر باشند:

• مشخص (ساده، معقول، قابل توجه).
• قابل اندازه گیری (معنی دار، برانگیزاننده).
• قابل دستیابی (تأیید شده، در دسترس).
• مناسب و مرتبط (منطقی، واقع بینانه و دارای منابع، مبتنی بر نتایج).
• زمان‌دار (مبتنی بر زمان، دارای محدودیت زمان، دارای محدودیت هزینه، به وقت، دارای حساسیت به زمان).

پروفسور روبین همچنین یادآور می‌شود که تعریف اختصاری SMART برای اینکه اهمیت آن و همچنین کار آمد بودن آن را در طول زمان‌های مختلف نشان دهد، می‌تواند بسته به زمان‌های مختلف به روز شود. با این حال، برخی از نویسندگان تا به امروز مفهوم آن را گسترش دادند تا بتوانند مفاهیم گسترده‌تری را در این روش بگنجانند. به عنوان مثال برخی آن را به SMARTER نیز می‌شناسند، که مفاهیم ارزیابی و بررسی شده به آن اضافه شده است.

نحوه استفاده از روش SMART

تعاریف درباره این روش هدف گذاری بسیار زیاد است و هر شخصیت آن را بر اساس آنچه کسب کرده تفسیر کرده است. اما در کل این روش می‌تواند در همان پنج ویژگی خلاصه شود و برای هدف گذاری آن پنج مورد بیشتر از همه برای شما باید اهمیت داشته باشد. بنابراین بدون اتلاف وقت به بررسی نحوه استفاده از روش SMART می‌پردازیم و آن را برای شما بازگو می‌کنیم.

۱. مشخص

هدف شما باید مشخص و شفاف باشد، در غیر این صورت نمی‌توانید تلاش خود را روی آن متمرکز کنید یا برای رسیدن به آن انگیزه داشته باشید. هنگام هدف گذاری، سعی کنید به پنج سوال زیر پاسخ دهید:

• می‌خواهم به چه چیزهایی برسم؟
• چرا این هدف مهم است؟
• چه کسی می‌تواند به من در رسیدن به این هدف کمک کند؟
• آیا برای رسیدن به این هدف جای خاصی است؟
• آیا منابعی برای رسیدن آن و محدودیت‌های جلوی روی آن وجود دارد؟

تصور کنید که در حال حاضر یک کارشناس بازاریابی هستید و دوست دارید در بخش بازاریابی به عنوان مدیر کار کنید. هدف خاص و مشخص شما می‌تواند این باشد: “من می‌خواهم مهارت‌ها و تجربیات لازم را برای تبدیل شدن به مدیر بازاریابی در سازمان خود کسب کنم تا بتوانم به این موقعیت شغلی برسم و یک تیم موفق را رهبری کنم.”

۲. قابل اندازه گیری

برای رسیدن به هر هدفی باید بدانید که آن هدف را به گونه‌ای انتخاب کنید که قابل اندازه گیری باشد، بنابراین چرا تعیین اهداف مالی مهم است؟ می‌توانید طی مراحل رسیده به هدف پیشرفت کار را اندازه گیری کنید و همچنین انگیزه خود را برای ادامه حفظ کنید. ارزیابی پیشرفت به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را حفظ کنید، به مدت زمان مشخص شده برای رسیدن به هدف پایبند باشید و هیجان نزدیک شدن به رسیدن به هدف خود را احساس کنید.

برای تعیین هدف قابل اندازه گیری باید به سؤالاتی مانند موارد زیر پاسخ دهید:

• چقدر؟
• چند تا؟
• چگونه بدانم کارها انجام شده‌اند؟

شما ممکن است هدف خود در مدیر بخش بازاریابی شدن را با اندازه گیری کارهایی که باید انجام دهید دنبال کنید. این کارها ممکن است تعیین و شرکت در دوره‌های آموزشی مورد نیاز و کسب تجربه مربوطه ظرف مدت پنج سال باشد.

۳. قابل دستیابی

هدف شما همچنین برای رسیدن به موفقیت باید واقع بینانه و قابل دستیابی باشد. به عبارت دیگر، این هدف گذاری باید توانایی‌های شما را افزایش دهد اما همچنان انجام و رسیدن به آن برای شما ممکن باشد. وقتی هدف قابل دستیابی را تعیین می‌کنید، ممکن است بتوانید فرصت‌ها یا منابعی را که قبلاً نادیده گرفته‌اید را، شناسایی کنید که به طبع این کار به شما کمک می‌کند سریع‌تر به هدف خود برسید.

برای رسیدن و مشخص کردن یک هدف قابل دستیابی باید به سؤالاتی مانند موارد زیر پاسخ دهید:

• چگونه می‌توانم این هدف را محقق کنم؟
• با توجه به سایر محدودیت‌ها، از جمله عوامل مالی، ای هدف من چقدر هدف واقع بینانه است؟

ممکن است لازم باشد از خود بپرسید که آیا توسعه مهارت‌های مورد نیاز برای تبدیل شدن به مدیر بازاریابی، بر اساس تجربه و شرایط موجود من، واقع بینانه است؟ به عنوان مثال، آیا وقت دارید که به طور مستمر آموزش‌های لازم را ببینید؟ آیا برای مدیر شدن به منابع مورد نیاز دسترسی دارید؟ آیا توانایی انجام این کار را دارید؟

نکته:

از تعیین اهدافی که شخص دیگری قدرت رسیده به آن را دارد، خودداری کنید. به عنوان مثال، ترفیع گرفتن به شخص دیگر و به تصمیم استخدام کننده بستگی دارد. اما اگر برای این موقعیت شما می‌توانید مهم‌ترین فرد باشید، می‌توانید با آموزش و کسب تجربه به آن هدف برسید.

۴. مناسب و مرتبط

این مرحله در مورد اطمینان از این است که هدف شما برای شما مهم است و همچنین با سایر اهداف شما هم‌خوانی دارد. همه ما برای دستیابی به اهداف خود به پشتیبانی و کمک نیاز داریم، اما حفظ کنترل بر آنها از هر چیزی مهم‌تر است. بنابراین باید در هدف گذاری به گونه‌ای پیش بروید که بتوانید به درستی و هماهنگ کارها را پیش ببرید، چرا که مسئول رسیدن به هدف خود شما هستید.

اگر هدف خود را به درستی و مرتبط انتخاب کرده باشید باید به تمام سؤالات زیر پاسخ بله بدهید:

• آیا هدفی که دارم ارزشمند است؟
• آیا زمان مناسبی برای این هدف گذاری است؟
• آیا این هدف با دیگر هدف‌ها و برنامه‌های من مطابقت و هم‌خوانی دارد؟
• آیا من فرد مناسبی برای رسیدن به این هدف هستم؟
• آیا در شرایط اقتصادی – اجتماعی فعلی این هدف قابل دستیابی است؟

ممکن است برای مدیر بخش بازاریابی شدن برنامه داشته باشید و به دنبال کسب مهارت باشید، اما آیا زمان مناسب برای آموزش‌های مورد نیاز، یا برای گرفتن مدرک را دارید؟ آیا مطمئن هستید که فرد مناسبی برای مسئولیت این نقش و بازاریابی هستید؟ آیا به آنچه همسر شما به عنوان هدف انتخاب کرده است هم‌خوانی دارد؟ یا اگر قصد تشکیل خانواده دارید، آیا گذراندن دوره آموزشی در وقت آزاد کار شما را دشوار نمی‌کند؟

۵. زمان‌دار

هر هدفی نیاز به زمان‌بندی دارد، به همین خاطر شما می‌توانید به راحتی برنامه‌ها را بر روی زمانی که تعیین کردید پیش ببرید و تمام آنچه برای رسیدن به هدف نیاز است را عملی کنید. این قسمت از معیارهای هدف گذاری به روش SMART به شما کمک می‌کند تا کارهای روزمره نسبت به اهداف بلند مدت شما اولویت نداشته باشد.

برای تعیین هدف زمان‌دار باید ابتدا به سؤالات زیر پاسخ دهید:

• چه زمانی؟
• شش ماه دیگر چه کاری می‌توانم انجام دهم؟
• شش هفته دیگر چه کاری می‌توانم انجام دهم؟
• امروز چه کاری می‌توانم انجام دهم؟

همان‌طور که قبلاً چرا تعیین اهداف مالی مهم است؟ ذکر کردیم، کسب مهارت برای تبدیل شدن به مدیر بازاریابی ممکن است نیاز به آموزش یا کسب تجربه بالا داشته باشد. چقدر طول می‌کشد تا این مهارت‌ها را کسب کنید؟ آیا شما نیاز به آموزش بیشتر دارید، تا بتوانید مدرک و گواهی مخصوص به این نقش مدیریتی را به دست آورید؟ برنامه ریزی برای رسیدن به اهداف کوچک‌تر برای دستیابی به هدف نهایی شما ضروری و بسیار مهم است، به همین خاطر باید برای تمام این کارها یک بازه زمانی مشخص کنید و بر آن پایبند باشید.

مزایا و معایب روش SMART

روش SMART روشی مؤثر است که با کمک آن می‌توانید شفافیت، تمرکز و انگیزه لازم برای دستیابی به اهداف خود را فراهم کنید. همچنین می‌توانید خود را مجاب به انتخاب اهدافی کنید که با دیگر اهداف شما در زندگی هم‌خوانی داشته باشند و حتی برای رسیدن به آن زمان بگذارید؛ که در نهایت تمام اینها باعث می‌شود که سرعت رسیدن به هدف بیشتر شود و دستیابی به آن نیز محتمل‌تر باشد. هدف گذاری به روش SMART همچنین، به ابزارهای تخصصی یا آموزش خاص نیاز ندارد و هر کسی و در هر مکانی به راحتی می‌تواند از این روش برای تعیین اهداف استفاده کند.

تفسیرهای مختلف از روش SMART وجود دارد که این تعاریف می‌توانند اثربخشی این روش را از بین ببرند یا برداشت‌ها از آن به سمت سوء برداشت برود. برخی معتقدند که روش SMART برای اهداف بلند مدت خوب کار نمی‌کند، زیرا فاقد انعطاف پذیری است، در حالی که برخی دیگر معتقدند ممکن است خلاقیت را از بین ببرد.

نکته کلیدی:

روش SMART ابزار و روشی کاملاً تثبیت شده است که می‌توانید از آن برای برنامه ریزی و دستیابی به اهداف خود استفاده کنید. در حالی که تفاسیر بسیاری از آن وجود دارد، اما با این حال رایج‌ترین آن این است که اهداف باید مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌دار باشند.

وقتی از روش SMART استفاده می‌کنید، می‌توانید اهداف واضح، قابل دستیابی و معنی داری برای خود تعریف کنید و برای دستیابی به آنها برنامه‌ای منظم و درست تنظیم کنید.

از روش SMART در زندگی خود استفاده کنید

شاید شما در میان افرادی قرار بگیرید که آرزوی سفر به دور دنیا را دارند، اما تا به امروز این آرزو عملی نشدنی است. شاید به خود بگویید دلیلش این است که وقت و پول ندارید و شاید سال‌های آینده به این هدف و آرزو فکر می‌کنم.

هدف گذاری به روش SMART را در زندگی خود به کار ببرید تا بتوانید به راحتی هدف خود در سفر به دور دنیا را به گونه‌ای تنظیم کنید که قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مناسب و مرتبط و در نهایت زمان‌دار باشد. ممکن است در این حین به این نتیجه برسید که دلیل واقعی سفر نکردن شما این است که برنامه‌های شما بیش از حد مبهم یا غیرواقعی بوده است. به این فکر کنید که چگونه می‌توانید بهترین دید را از اهداف خود پیدا کنید و آن را به عنوان یک هدف SMART دوباره تعریف کنید، تا بتوانید رؤیای خود را به واقعیت تبدیل کنید.